مدیران و صاحبان یک کسب و کار در کنار مسائل و مشکلات مختلفی که هر روزه باید با آن دست و پنجه نرم می کنند همواره نگران این هستند که راهکارهای مناسب برای ارزیابی عملکرد شرکت و کارکنان کدام است ؟ شاخص کلیدی عملکرد چیست؟ و چطور تشخیص دهیم در مسیر درست گام برمی داریم یا باید به اصلاح سیاست ها و عملکرد خود بپردازیم؟
در این نوشتار به معرفی شاخص کلیدی عملکرد یا KPI می پردازیم و شما را با راهکارهایی جهت ارزیابی بهتر عملکرد شرکت تان آشنا خواهیم کرد.
تعریف شاخص کلیدی عملکرد
Key Performance Indicator یا شاخص کلیدی عملکرد که به کمی سازی میزان دسترسی یک شرکت به اهداف خود می پردازد به صورت مختصر KPI گفته می شود.
از آنجا که عملکرد شرکت یک مفهوم کیفی است، کمی سازی آن برای سنجش صحیح بسیار مهم و تاثیر گذار است.
بسته به اینکه در چه صنعتی مشغول کار هستید می توانید به انتخاب یکی از شاخص های کیفیت عملکرد بپردازید. هر بخش از انواع KPI بر اساس اهداف خاص کسب و کارتان به بررسی عملکرد شما می پردازند تا بهترین تصمیم را برای موفقیت اتخاذ کنید.
مهمترین بخش بررسی شاخص کلیدی عملکرد تعریف KPI است. اگرچه سازمان ها برای تدوین راهبردها و برنامه های کوتاه مدت و بلند مدت خود زمان زیادی صرف می کنند در بسیاری موارد زمان زیادی برای تعیین شاخص ها و ارزیابی آن صرف نمی کنند.
این امر سنجش میزان موفقیت در دستیابی به اهداف و برنامه ها را دشوار می کند.
شاخص کلیدی عملکرد یا KPI چیست
انواع شاخص های کلیدی عملکرد
شاخص های کلیدی عملکرد دو نوع است:
شاخص های کلیدی عملکرد سازمان
این شاخص به صورت کلی به بررسی KPI های کلی سازمان می پردازد. این شاخص ها اهدافی است که کل سازمان به سمت آن حرکت می کند، این اهداف برای کلیه افرادی که در آن سازمان کار می کنند قابل درک بوده و کسب و کار باید به سمت دستیابی به آن حرکت کند.
شاخص های کلیدی عملکرد تیم ها
شرکت های موفق و بزرگ جهانی از مجموعه ای تیم موفق تشکیل شده که هر یک در راستای تحقق هدف خاصی فعالیت می کنند. این اهداف در نهایت به دستیابی شاخص های کلیدی عملکرد سازمان و موفقیت آن کمک می کند.
به عنوان مثال هرتیم می تواند مجموعه ای از اهداف داشته باشد که در نهایت به درآمدزایی و فروش بیشتر سازمان کمک می کند.
آشنایی با شاخص کلیدی عملکرد هوشمند SMART
شاخص کلیدی عملکرد هوشمند یکی از شاخص های تاثیر گذار است که به تازگی زیاد مورد استفاده قرار می گیرد و از معیار های SMART استفاده می کند.
ارزیابی و ارزیابی مجدد دو گام بسیار مهم در ارزیابی اسمارت است، چراکه ارزیابی مداوم شما و بررسی ارتباط آن با کسب و کارتان را ممکن کرده و کارشما را به میزان قابل توجهی ساده می کند.به این ترتیب اگر به هردلیلی از هدف تان دور افتادید می توانید مشخص کنید این امر به سبب دست کم گرفتن اهداف رخ داده یا عامل دیگری سبب وضعیت موجود است.
درحال حاضر اغلب سازمان ها و شرکت های موفق از این شیوه برای ارزیابی عملکرد خود استفاده می کنند.
عوامل تاثیرگذار بر شاخص های کلیدی عملکرد
بررسی شاخص های کلیدی عملکرد باید به صورت مستمر و در بازه زمانی مشخص سنجیده شود سپس تحلیل مدیران، سرپرستان، مشاوران و حتی تحلیلگران برداده ها ثبت شده و در صورت نیاز به ترمیم و تغییر راهبردها تصمیم لازم اتخاذ شود.
بنابر این زمان، نظارت مستمر و نظرات کارشناسان از مهمترین عوامل تاثیر گذار بر شاخص های کلیدی عملکرد هستند.
تعریف شاخص های کل
شاخص های کلیدی عملکرد به دو بخش کمی و کیفی تقسیم می شوند، برای سنجش هر دو این شاخص ها از عدد و رقم کمک گرفته می شود این شاخص ها به هوش، تخصص و آگاهی نیاز دارد و تعیین آن ها می تواند یک کار بسیار سخت و زمان بر باشد. در شاخص های کیفی اعداد و ارقام حاصل نظرات، برداشت ها و عقاید شخصی است و در شاخص های کمی تلاش می شود اعداد و ارقام خالی از احساسات و نظرات افراد تعیین شود.
مراحل تعریف شاخص های کلیدی عملکرد
مراحل تعریف شاخص های کلیدی عملکرد و محاسبه KPI
مراحل تعریف شاخص های کلیدی عملکرد عبارت است از:
۱٫ برای تعریف شاخص های کلیدی عملکرد نخستین کاری که لازم است انجام دهید این است که هدف خود از کسب و کارتان را مشخص کنید. درآمد، سود، سهم بازار، جذب سرمایه گذار و… چه چیز برای شما در اولویت قرار دارد؟
۲٫ بعد از آن که هدف خود را مشخص کردید باید تعیین کنید که چطور قصد دارید فرآیند تحقق هدف خود را بسنجید؟
۳٫ کسانی که مسئولیت بررسی وضعیت دستیابی به هدف را بر عهده دارند شناسایی کنید همچنین باید مشخص کنید چه بخش هایی از سازمان در تحقق هدف سازمان تاثیر گذار هستند و مسئول هر بخش چه شخصی است؟
۴٫ شاخص های تحقق هدف خود را براساس معیارهای KPI تعیین کنید به این ترتیب به وضوح متوجه می شوید که در چه صورت به هدف خود دست یافته اید.
۵٫ بازه زمانی بررسی فرآیند تحقق اهدافتان را تعیین کنید.
ویژگی های برجسته شاخص کلیدی عملکرد
• اولین و مهمترین ویژگی که هنگام تعریف KPI باید به آن توجه کرد آن است که شاخص های شما باید قابل اندازه گیری باشد. شاخصی که نتوانیم آن را بسنجیم هدف نیست، آرمانی است که دستیابی به آن دور از ذهن است و در حد یک آرزو باقی خواهد ماند.
• ویژگی دیگری که هنگام تعریف شاخص کلیدی عملکرد باید به آن توجه داشته باشیم توجه به اهداف سازمانی است. اگر شاخص های ما بسیار دقیق و کمی شده باشند اما میزان تحقق اهداف را مشخص نکنند نمی توانند به ما کمک کنند.
• در نهایت دستیابی به موفقیت در تعیین شاخص کلیدی عملکرد یا KPI بسیار مهم است، تمام این پروسه با هدف دستیابی به موفقیت تعریف و اجرا می شود در غیراین صورت صرف زمان و هزینه بیهوده خواهد بود.
راهکارهایی برای ارزیابی بهتر عملکرد
بسیاری از سازمان ها به صورت کلی و بدون شناخت لازم یک سری شاخص های کلیدی عملکرد مربوط به صنعت خود را می پذیرنداین امر سبب می شود شاخص های کلیدی منطبق با کسب و کار آنها نبوده و تغییرات مثبت مورد انتظار شرکت محقق نمی شود.
برای ارزیابی بهتر عملکرد لازم است ارتباطات را در نظر بگیرید این به آن معناست که باید نخست اهداف سازمانی را درک کرده و سپس برای تحقق آن اهداف اشخاصی که مطلع باشند و بتوانند در مسیر مناسب تحقق این اهداف حرکت کنند را شناسایی کرده، بکار بگیرید.
در عین حال لازم است فرآیند تعاملی مناسب برای بررسی بازخورد مدیران و کارکنان بخش های مرتبط که در راستای تحقق اهداف فعالیت می کنند را مشخص و اجرا کنید.
ارزیابی عملکرد کلیدی کسب و کار چطور حاصل می شود؟
فرض کنید شما به بهترین شکل ممکن شاخص های کلیدی عملکرد یک سازمان را تعریف کردید، چطور سازمان خود را برای رسیدن به آنجا آماده می کنید؟
شاخص کلیدی عملکرد تنها به فرآیند جمع آوری، تجزیه و تحلیل و یا گزارش دادن اطلاعات مربوط به عملکرد یک فرد، گروه، سازمان یا سیستم می پردازد.
آماده سازی سازمان برای رسیدن به موفقیت ها به مدیریت، سیاست گذاری و شیوه اجرای آن بستگی دارد، شما پس از سنجش شاخص کلیدی عملکرد می توانید جایگاه کنونی خود نسبت به هدف را شناسایی کنید، نیازها، نقاط ضعف و قوت خود را شناسایی کنید.
به این ترتیب قادر خواهید بود سازمان خود را در جهت تحقق اهداف هدایت کنید. یافته های شاخص کلیدی عملکرد به شما کمک می کند برای بخش های مختلف و تیم های سازمان برنامه ریزی کرده در صورت نیاز برای آن ها بودجه بیشتر، نیروی انسانی کارآمد تر و حتی مدیریت مناسب تر انتخاب کنید.
سنجش مستمر شاخص کلیدی عملکرد نشان خواهد داد که آیا در مسیر درست حرکت می کنید و یا لازم است مسیر مناسب حرکت خود را باز تعریف کرده و راهکارهای جدید را سنجیده و یا انتخاب کنید.
ارزیابی عملکرد کلیدی کسب و کار
نتیجه گیری
طرح تجاری شما به شکل چشمگیری بر روی شاخص کلیدی عملکرد تاثیر می گذارد، از دیگر سوی اینکه شما در کدام مرحله از رشد کسب و کارتان هستید هم بر روی KPI تاثیرگذار خواهد بود. با تغییر وضعیت کسب و کار به طبع شاخص کلیدی عملکرد هم متفاوت خواهد بود.
برای اینکه بتوانید شاخص های مورد نیاز کسب و کارتان را شناسایی کرده و به درستی مورد سنجش و ارزیابی قرار دهید ابتدا لازم است شناخت خوبی از شاخص کلید عملکرد داشته باشید، در گام بعد لازم است طرح تجاری کسب و کارتان را به خوبی تنظیم کرده و شناخت مناسبی از آن داشته باشید و در مرحله آخر لازم است مراحل مختلف رشد یک کسب و کار را بشناسید و بدانید دقیقا در کدام مرحله از چرخه رشد کسب و کارتان هستید و سپس برمبنای دانش، تخصص، یافته ها و مشاوره هایی که از اشخاص مطلع می گیرید شاخص کلیدی عملکرد سازمان را شناسایی کرده و به صورت مستمر روند اجرای آن را شناسایی و بررسی کنید.
به این ترتیب می توان انتظار داشت بتوانید به راحتی اهداف سازمان را محقق کنید و در مسیر تعریف و اجرایی سازی اهداف تازه گام بردارید.